すべての専門家の連絡先を1枚の表にまとめる

同時にやり取りする相手は思ったより多い

典型的な取引では、次のような人たちとやり取りする可能性があります。買主側のエージェント、ローン担当者、ホームインスペクター、保険エージェント、タイトル会社やエスクロー会社の担当者、場合によっては弁護士や各種の専門検査の担当者です。

そして、この人たち同士も連絡を取り合う必要があります。多くの遅れは、ある情報が途中で止まって伝わらなかったことから起こります。

表に入れるもの

スマートフォンの連絡先では足りません。役割と文脈が入っていないからです。

• 確認できる相手
• 氏名、会社、役割
• 電話とメール、そして相手がどちらを好むか
• 返信には通常どのくらいかかるか
• この人が何を担当し、何を担当しないか
• 先方のファイル番号または案件番号
• 代わりの連絡先：この人が休みのときは誰に連絡するか

「代わりの連絡先」の欄は最も見落とされやすい

取引の後半は期限が厳しいことが多い一方、人は休みを取り、病気になり、会議に入ります。連絡先が1つしかなければ、その人がいないときに身動きが取れなくなります。

ですから、最初に連絡するときに「あなたが不在のときは、どなたに連絡すればいいですか」と一言尋ねておきましょう。ほとんどの会社には体制がありますが、自分からは言わないだけです。

やり取りのたびに記録も残す

同じ表の横に欄を1つ設けて、重要なやり取りを書き留めます。いつ、誰と、何を話し、相手がどう対応すると言ったかです。

物事が順調なときには余計に見えますが、いったん「あなたが対応してくれると思っていた」という状況になると、この記録のおかげですぐに整理がつきます。しかも、詳しく書く必要はありません。日付と1行の要約で十分です。

2人とも見られる場所に置く

2人で一緒に買う場合、この表は2人ともアクセスできるようにしておきます。期限が来たとき、対応しているのがあなたとは限らないからです。

共有のクラウド文書が最も簡単な方法です。ついでに重要な日付も入れておきましょう。検査期間、ローン関連の期限、クロージングの日です。こうすれば、1枚の表が連絡帳とスケジュール表を兼ねます。

この表は引き渡しのあとも使う

取引が終わっても、この人たちに二度と連絡しなくなるわけではありません。保険エージェントには毎年の更新のときに、タイトル会社には書類に問題があったときに連絡しますし、将来売るときには、この表が出発点になります。

ですから、引き渡しのあとも捨てずに、この家のファイルにまとめて入れておきましょう。当サイトには、家の記録帳についての別の記事があります。当サイトには、すべての書類の写しを受け取ってバックアップすることについての別の記事があります。連絡先の表は、それらと同じフォルダに入れておきます。

ついでに欄を1つ加えましょう。この人を誰に紹介されたか、そしてまた頼むつもりがあるかどうかです。数年後に工事業者や保険エージェントを探すことになったとき、この欄はどの口コミサイトよりも当てになります。

この記事の範囲

この記事は、自分でまとめられる連絡先の表の作り方を扱っています。特定の専門家や機関を推薦するものではなく、業務資格の認定方法を述べるものでもありません。

専門家を選ぶ際は、その資格と業務の状況をご自身で確認してください。