Gom thông tin liên lạc của mọi người có chuyên môn vào một bảng

Số người phải làm việc cùng lúc nhiều hơn bạn nghĩ

Trong một giao dịch điển hình, bạn có thể phải làm việc với: người môi giới bên mua (buyer's agent), nhân viên cho vay, người kiểm tra nhà (home inspector), người môi giới bảo hiểm (insurance broker), người phụ trách hồ sơ ở công ty title hoặc công ty escrow, có thể còn có luật sư và những người làm đánh giá chuyên sâu.

Và họ cũng cần trao đổi với nhau. Nhiều vụ chậm trễ là do một thông tin bị kẹt ở giữa, không được chuyển đến nơi.

Một bảng cần có những gì

Danh bạ điện thoại không đủ, vì nó không có vai trò và bối cảnh.

• Có thể hỏi ai
• Họ tên, công ty, vai trò
• Điện thoại và email, và người đó thích cách liên lạc nào
• Họ thường mất bao lâu để trả lời
• Người này phụ trách việc gì, không phụ trách việc gì
• Số hồ sơ hoặc số vụ việc của họ
• Người liên lạc dự phòng: khi người này nghỉ phép thì tìm ai

Cột “người liên lạc dự phòng” dễ bị bỏ qua nhất

Giai đoạn cuối của giao dịch, thời hạn thường rất gấp, mà con người thì sẽ nghỉ phép, sẽ ốm, sẽ đang họp. Nếu chỉ có một đầu mối, người đó vắng mặt là bạn bị kẹt.

Vì vậy lần liên lạc đầu tiên, tiện hỏi luôn một câu: “Nếu anh chị không có mặt, tôi nên tìm ai?” Đa số công ty đều có sắp xếp, chỉ là họ không tự nói ra.

Ghi lại luôn mỗi lần trao đổi

Chừa một cột cạnh bảng này để ghi những lần trao đổi quan trọng: lúc nào, với ai, nói gì, bên kia nói sẽ xử lý thế nào.

Khi mọi việc suôn sẻ thì việc này trông có vẻ thừa, nhưng một khi xảy ra chuyện “tôi tưởng anh chị sẽ lo”, bản ghi này giúp làm rõ rất nhanh. Cũng không cần viết chi tiết, ngày tháng cộng một dòng tóm tắt là đủ.

Để ở chỗ cả hai người đều xem được

Nếu hai người cùng mua, bảng này phải để cả hai đều truy cập được. Vì khi hạn chót đến, người xử lý chưa chắc là bạn.

Một tài liệu dùng chung trên mạng là cách đơn giản nhất. Tiện thể đưa luôn các ngày quan trọng vào: thời hạn kiểm tra, các hạn liên quan đến khoản vay, ngày closing. Như vậy một bảng vừa là sổ liên lạc vừa là lịch trình.

Sau closing bảng này vẫn còn dùng

Giao dịch kết thúc không có nghĩa là sẽ không liên lạc với những người này nữa. Người môi giới bảo hiểm thì mỗi năm gia hạn phải tìm, công ty title thì khi giấy tờ có vấn đề phải tìm, còn khi sau này bạn muốn bán, bảng này chính là điểm khởi đầu.

Vì vậy sau closing đừng bỏ nó đi, mà gộp nó vào hồ sơ của căn nhà. Trang này có một bài khác về “sổ hồ sơ của căn nhà”. Trang này có một bài khác về “lấy bản sao mọi giấy tờ và sao lưu”. Bảng liên lạc để chung một thư mục với những thứ đó.

Tiện thể thêm một cột: người này do ai giới thiệu, và bạn có muốn tìm lại họ không. Vài năm sau khi cần tìm thợ thầu hay người môi giới bảo hiểm, cột này chính xác hơn bất kỳ trang đánh giá nào.

Phạm vi bài này

Bài này nói về cách tự làm một bảng liên lạc. Bài không giới thiệu người có chuyên môn hay tổ chức nào, cũng không mô tả cách công nhận tư cách hành nghề nào.

Khi chọn người có chuyên môn, xin tự kiểm tra tư cách và tình trạng hành nghề của họ.