Lấy bản sao mọi giấy tờ và sao lưu

Hỏi ngay trong ngày sẽ nhận được gì

Có nơi đưa bạn một bộ giấy hoàn chỉnh ngay tại chỗ, có nơi gửi sau hoặc cung cấp bản điện tử. Cách làm mỗi nơi một khác, nhưng bạn phải biết nơi mình làm theo cách nào.

Vì vậy trước khi ra về, hãy hỏi rõ: khi nào tôi nhận được bản sao đầy đủ? Nhận bằng cách nào? Sau này cần bổ sung thì liên hệ ai?

Mấy giấy tờ nhất định phải có

Nếu chỉ chắc chắn lấy được vài bản, hãy ưu tiên những bản này.

• Có thể hỏi ai
• Closing Disclosure (tài liệu kết toán) bản cuối cùng
• Giấy nhận nợ (promissory note) của khoản vay và các giấy tờ điều kiện liên quan
• Các giấy tờ liên quan đến thế chấp
• Giấy tờ chuyển nhượng quyền sở hữu
• Hợp đồng bảo hiểm quyền sở hữu (title insurance)
• Tài liệu công bố thông tin (disclosure) của bên bán
• Mọi thỏa thuận về sửa chữa hoặc các điều đã cam kết

Về nhà là scan ngay trong ngày

Đừng để đó. Scan thành PDF ngay trong ngày hoặc hôm sau, đặt tên ghi rõ địa chỉ, loại giấy tờ và ngày.

Scan phải đầy đủ: mọi trang, cả mặt sau, cả những phần có chữ ký và con dấu. Đến lúc cần dùng, một file thiếu trang cũng gần như không có.

Lưu ở ba nơi

Ba nơi này phòng cho những kiểu hỏng khác nhau.

• Có thể hỏi ai
• Trên mây (cloud): để mở hằng ngày
• Ngoại tuyến: USB hoặc một thiết bị khác
• Bản giấy: bản gốc, cất ở nơi an toàn

Để chung với các giấy tờ khác

Đặt giấy tờ closing chung một hệ thống thư mục với báo cáo kiểm tra nhà (home inspection), báo cáo các đợt kiểm tra chuyên biệt, báo giá của thợ thầu và giấy tờ bảo hiểm.

Như vậy nó trở thành điểm khởi đầu của bộ hồ sơ căn nhà này. Sau này mỗi lần sửa chữa, thay thế, đóng thuế đều thêm hồ sơ vào đó. Trang này có một bài khác về “dùng tiếp báo cáo kiểm tra nhà sau closing”.

Cho một người khác biết để ở đâu

Nếu hai người cùng mua, cả hai đều phải biết giấy tờ lưu ở đâu và mở bằng cách nào. Đây không chỉ là chuyện tiện lợi.

Tương tự, khi cần, hãy cho một người thân đáng tin biết chỗ để những giấy tờ này. Việc này mất chưa tới năm phút, nhưng nó dành cho tình huống bạn không mong xảy ra mà vẫn phải chuẩn bị.

Lúc thật sự cần dùng là vài năm sau

Bộ giấy tờ này thường được mở ra nhất là vài năm sau: khai thuế, tái cấp vốn, đòi bồi thường (claim) bảo hiểm, và khi chính bạn bán nhà. Đến lúc đó bạn đã không còn nhớ ngày trước lưu ở đâu.

Vì vậy khi đặt tên thì thêm năm vào, và để cả bộ trong một thư mục có tên dễ hiểu, đừng để rải rác trong thư mục Downloads. Trang này có một bài khác về “sổ hồ sơ của căn nhà”. Bài đó nói về việc gom những thứ nằm rải rác khắp nơi vào một cuốn, và giấy tờ closing là phần đầu tiên của cuốn đó.

Còn một việc dễ quên: mỗi lần chuyển nhà hay đổi thiết bị, hãy kiểm tra bộ file này vẫn còn và vẫn mở được. Sao lưu hỏng thường gặp nhất là đổi máy tính rồi không ai nhớ tới nó.

Phạm vi bài này

Bài này nói về cách sao lưu bạn tự làm được. Bài không đánh giá cách làm nào đủ để bảo vệ thông tin cá nhân, cũng không mô tả giá trị pháp lý của bất kỳ giấy tờ nào.

Việc bản gốc và bản sao có giá trị thế nào, xin theo hướng dẫn chính thức của nơi nhận giấy tờ.