Giữ lại mọi hóa đơn sửa sang và sửa chữa

Mấy tình huống sẽ cần đến

Bảo hành: món đồ có vấn đề trong thời hạn bảo hành, phần lớn các hãng đều đòi xem chứng từ mua hàng hoặc thi công.

Bảo hiểm: nếu có thiệt hại cần đòi bồi thường (claim), chứng minh được bạn đã từng bảo trì hoặc nâng cấp một số thứ sẽ có ích.

Khi bán nhà: bên mua sẽ hỏi bạn đã làm những gì, làm khi nào. Câu trả lời có giấy tờ nặng ký khác hẳn câu “hình như mấy năm trước có thay rồi”.

Còn một khả năng: một số khoản chi có thể có ý nghĩa về thuế, nhưng điều đó tùy hoàn cảnh riêng của bạn và quy định lúc đó, xin hỏi người có chuyên môn đủ điều kiện.

Những thứ nên giữ

Không chỉ bản thân hóa đơn, mà giữ luôn cả các giấy tờ liên quan.

• Có thể hỏi ai
• Hóa đơn hoặc biên nhận, trên đó phải có ngày, số tiền và nội dung công việc
• Tên và cách liên lạc của thợ thầu
• Ảnh trước và sau khi thi công
• Giấy bảo hành và thời hạn bảo hành
• Nếu có xin giấy phép (permit), các giấy tờ và hồ sơ phê duyệt liên quan
• Đời máy và số seri của thiết bị

Giá trị của ảnh thường bị đánh giá thấp

Ảnh trước và sau khi thi công cho thấy những thứ hóa đơn ghi không rõ: thực tế đã làm gì, ban đầu tình trạng ra sao, và làm tới mức nào.

Khi chụp, tiện thể chụp thêm một tấm toàn cảnh, để sau này biết đó là chỗ nào. Trang này (trang Thuê nhà) có một bài khác về “những hư hỏng hiện có, có được sửa trước khi dọn vào không, có ghi vào hợp đồng được không”. Chuyện này cùng một logic với bài đó.

Xếp hồ sơ ngay trong ngày

Hóa đơn giấy sẽ phai màu, sẽ thất lạc. Vì vậy nhận được hôm nào thì chụp ảnh hoặc scan ngay hôm đó, lưu vào bộ hồ sơ căn nhà.

Cách đặt tên giống các giấy tờ khác: ngày + hạng mục + thợ thầu. Như vậy vài năm sau tìm kiếm là ra. Trang này có một bài khác về “lấy bản sao mọi giấy tờ và sao lưu”.

Chia theo năm, đừng chia theo loại

Chia theo loại thì khi hạng mục nhiều lên sẽ rất khó duy trì: một công trình vừa dính tới ống nước vừa dính tới sàn thì xếp vào đâu? Chia theo năm thì lúc nào cũng rõ ràng.

Trong thư mục của mỗi năm, để một bản mục lục đơn giản: ngày, làm gì, tốn bao nhiêu, thuê ai. Bản mục lục này dần dần sẽ thành lý lịch của căn nhà. Trang này có một bài khác về “gom hồ sơ căn nhà nằm rải rác khắp nơi vào một cuốn”.

Sửa chữa nhỏ cũng giữ

Sửa sang lớn thì ai cũng giữ giấy tờ, cái dễ sót là những lần sửa nhỏ vài trăm đô. Nhưng cộng dồn lại, chúng chính là hồ sơ bảo trì của căn nhà, và đó đúng là thứ sau này cần chứng minh.

Mà giữ lại cũng chẳng tốn bao nhiêu: chụp một tấm ảnh, bỏ vào thư mục, chuyện ba mươi giây.

Phạm vi bài này

Bài này nói về cách tự lưu giữ hóa đơn. Bài không mô tả quy định nào về cách xác định hay khấu trừ thuế, và không phải là tư vấn thuế hay tài chính.

Khoản chi nào có thể kê khai, cần lưu giữ bao lâu, xin hỏi người hành nghề thuế có giấy phép.