すべての書類の写しを受け取り、バックアップを取る

当日のうちに、何を受け取れるかを確認する

その場で紙の書類一式を渡してくれるところもあれば、あとから郵送したり、電子ファイルで提供したりするところもあります。やり方は違いますが、どちらなのかは知っておく必要があります。

ですから、帰る前にはっきり聞いておきます。完全な写しはいつもらえますか？どんな方法ですか？あとで取り寄せる必要が出たら、誰に頼めばよいですか？

必ず持っておくべき書類

数通しか確実に受け取れないとしたら、次のものを優先します。

• 確認できる相手
• 最終版の Closing Disclosure（クロージング開示書）
• ローンの約束手形（promissory note）と関連する条件の書類
• 抵当に関する書類
• 所有権移転の書類
• タイトル保険の保険証券
• 売主の開示書類
• 修理や取り決め事項に関する合意書すべて

帰宅したその日にスキャンする

置いたままにしてはいけません。当日か翌日に PDF にスキャンし、ファイル名には住所、書類の種類、日付をはっきり書きます。

スキャンは漏れなく行います。すべてのページ、裏面、署名や押印のある部分も含めます。あとで使うとき、ページの欠けたファイルは、ないのとほとんど同じです。

3か所に保存する

この3か所は、それぞれ違う種類の失われ方に備えるものです。

• 確認できる相手
• クラウド：日常的に取り出すため
• オフライン：USB メモリ、または別の端末
• 紙：原本そのものを、安全な場所に保管する

ほかの書類と一緒に置く

クロージングの書類は、ホームインスペクション報告書、専門検査の報告書、施工業者の見積もり、保険の書類と同じフォルダ構成のなかに入れます。

そうすれば、これがこの家のファイルの出発点になります。その後の修理、交換、納税の記録は、そのたびにそこへ追加していきます。当サイトには、ホームインスペクション報告書をクロージング後にどう使い続けるかについての別の記事があります。

もう一人に場所を伝えておく

2人で一緒に買った場合は、書類がどこに保存されていて、どう取り出すのかを2人とも知っている必要があります。これは便利さだけの問題ではありません。

同じように、必要であれば、信頼できる家族の一人にこれらの資料の場所を知らせておきます。5分もかからないことですが、これが備えているのは、起きてほしくはないけれども準備しておかなければならない事態です。

本当に必要になるのは、数年後

これらの書類が最もよく開かれるのは数年後です。税務申告、ローンの借り換え、保険金の請求、そして自分が売るときです。そしてそのころには、当初どこに保存したのかをもう覚えていません。

ですから、ファイル名には年を加え、全体をダウンロードフォルダに散らばらせるのではなく、名前を見ればわかるひとつのフォルダにまとめて入れます。当サイトには、家の記録帳についての別の記事があります。その記事が述べているのは、あちこちに散らばったものを一冊にまとめることです。クロージングの書類は、その一冊に入る最初のまとまりです。

もうひとつ、抜けやすいことがあります。引っ越しや端末の買い替えのたびに、これらのファイルがまだあり、まだ開けることを確認してください。バックアップの失敗でいちばん多いのは、パソコンを替えたあと、誰もそれを覚えていないことです。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、自分で作れるバックアップの方法です。特定のやり方が個人情報を守るのに十分かどうかを判断するものではなく、書類の法的効力を述べるものでもありません。

原本と写しの効力の扱いは、提出先の正式な説明が基準です。