家の記録帳：あちこちに散らばったものを1冊にまとめる

求められる場面は3つある

1つ目は、修理を依頼したり人に見に来てもらったりするときです。前回は誰がやったのか、何をしたのか、保証はあるのか。2つ目は保険に関わるときです。いつ交換したのか、いくらかかったのか、証明するものはあるのか。3つ目は売るときです。買主が尋ねるのは、まさにあなたが買ったときに尋ねたことです。

当サイトには、停電のあとで電化製品が壊れたとき、まずどの種類の損害なのかを見分けることについての別の記事があります。買った時期とレシートは、そのときにどの相手からも尋ねられるものです。

3つの場面に共通するのは、尋ねる側が「たしか一昨年だったと思います」を受け付けないことです。ですから、この作業の価値は整理そのものにあるのではなく、その3つの場面で出せるものを持てることにあります。

「レシートを残す」とは別のこと

当サイトには、リフォームと修理のレシートをすべて保管することについての別の記事があります。そちらが扱うのは伝票を捨てないことで、この記事が扱うのは種類の違うものを同じ1冊にまとめることです。レシートはそのうちの1種類にすぎません。

当サイトには、管理組合から違反通知を受け取ったら、まずどの条項を引用しているのかを突き止めることについての別の記事があります。その通知とあなたの返信は、どちらもこの1冊に入れるものです。

ほかにも同じくらい大事なものがいくつかあります。誰がやったか（会社名と連絡先）、何年にやったか、保証はいつまでか、そしてそのときなぜやる必要があったのか。最後の項目はいちばん省かれやすいのですが、数年後に再現するのが最も難しいのもこれです。

1冊に入れておく種類

一度に全部そろえる必要はなく、今から書き始めれば十分です。古い分は思い出したときに補い、補えないものは「不明」と書いておきます。それも情報です。

• 確認できる相手
• 主な設備：屋根、空調設備（HVAC）、給湯器、大型家電がそれぞれ何年のものか
• 行った修理と改築：日付、施工業者、金額、範囲
• 保証と登録：いつまで保証されるか、誰に連絡するか
• 定期的な項目：フィルター、点検、清掃の周期と前回の日付
• 購入時の書類：ホームインスペクションの報告書、所有権（タイトル）関連、保険証券
• 毎年の固定支出：税金、保険、HOA 費

保管の方法：フォルダが1つあれば足りる

専用のソフトは必要ありません。クラウドのフォルダ1つと索引ファイル1つ（1行ごとに項目、日付、金額、ファイル名を書く）があれば、それだけで大半の人よりよくできています。

当サイト（ツールサイト）には、紙の書類を見つけられるファイルにすること、大事なのはスキャンではなくファイル名の付け方であることについての別の記事があります。家の記録にも同じ命名ルールが当てはまり、欄を1つ足すだけです。その出来事が何年に起きたか、という欄です。

日付の一覧表とつなげる

当サイトには、家の重要な日付を1つの表にまとめることについての別の記事があります。当サイトには、すべてのフィルターを交換し、交換周期を書き留めることについての別の記事があります。記録帳は「何があったか」を受け持ち、日付の一覧表は「次にいつやるか」を受け持ちます。2つは互いにつじつまが合っていなければなりません。

実際のやり方はこうです。何か1つ終えるたびに、両方を同時に更新します。記録帳に1行足し、日付の一覧表では次回の時期を先へ送ります。1回30秒です。

人に頼んだときは、ついでに情報を書き足す

当サイトには、施工業者を自分で探すことについての別の記事があります。当サイトには、ものが壊れたときの住宅所有者版の対処の順番についての別の記事があります。その2本の記事ですべきことを終えたあとに、最後の一歩が残っています。今回の結果を記録帳に書き込むことです。

いちばん抜けやすいのがこの一歩です。問題が片付くと、人は帰ってしまうからです。やり方としては、「記録の更新」を支払いの手順の一部にします。支払いを済ませたらその1行を書き足します。

この記事の範囲

この記事が述べるのは、自分で作れる記録の方法です。保険、税務、保証に関する規定や要件は説明せず、いずれの修理や改築が必要かどうかも判断せず、いずれの住宅の状態や価値も評価せず、法律、保険、財務に関する助言にもあたりません。