把所有專業人員的聯絡方式整理成一張表

會同時往來的人比想像中多

典型的一筆交易裡，你可能要跟這些人往來：買方仲介、貸款經辦、驗屋師、保險經紀、產權或代管公司的承辦、可能還有律師與各種專項評估的人員。

而他們彼此之間也需要溝通。很多延誤不是因為誰不做事，而是因為某個資訊卡在中間沒有傳到。

一張表要有什麼

手機通訊錄不夠用，因為它沒有角色與脈絡。

• 可以問誰
• 姓名、公司、角色
• 電話與 email，以及對方偏好哪一種
• 回覆通常要多久
• 這個人負責什麼、不負責什麼
• 他們的檔案編號或案件編號
• 備援聯絡人：這個人請假時找誰

「備援聯絡人」那一欄最容易被忽略

交易後期的期限往往很緊，而人會請假、會生病、會在開會。如果只有一個聯絡點，那個人不在的時候你就卡住了。

所以第一次聯絡時順便問一句：「如果你不在，我該找誰？」多數公司都有安排，只是不會主動說。

同時記下每一次的往來

在同一張表旁邊留一欄，記下重要的往來——什麼時候、跟誰、講了什麼、對方說會怎麼處理。

這在事情順利時看起來多餘，但一旦出現「我以為你會處理」的狀況，這份紀錄會讓釐清變得很快。而且不需要寫得詳細，日期加一行摘要就夠。

放在雙方都看得到的地方

如果是兩個人一起買，這張表要兩個人都能存取。因為期限來的時候不一定是你在處理。

共用的雲端文件是最簡單的做法。順便把重要的日期也放進去——檢查期、貸款相關的期限、成交日。這樣一張表就同時是聯絡簿和時程表。